Digitalisering av en tradisjonell bedrift

En av Dreyer Transport bilene

En av Dreyer Transport bilene

Etter jeg kom hjem fra Australia på nyåret har ikke fokuset bare vært på Crenia. En av mine andre prosjekter har vært å bygge på familiens transportbedrift (Dreyer Transport), som driver med godstransport rundt omkring i landet. Dette var en typisk tradisjonell bedrift hvor IT har fått lite inntog og stort sett alt fortsatt gjøres på gamlemåten. Målet var å forbedre flyten i bedriften og gjøre innsparinger der det kunne spares inn.

Det første jeg gjorde var å få alle dokumenter (kontrakter, kvitteringer, avtaler og andre dokumenter) inn i den digitale verden. Det var viktig at det var lett for alle å scanne og at det var tilgjengelig for alle som hadde behov for dokumentene. Vi brukte følgende verktøy:

  • Alle kjøretøy ble utstyrt med mobil scanner (Canon ImageFormula P-150).
  • Synkronisering av filer gjøres gjennom Dropbox.
  • All skriftelig kommunikasjon går nå gjennom epost (Google Apps).
  • Utgående skriftelig kommunikasjon går gjennom epost.
  • Fakturering er nettbasert og går over epost (Fakturo).
  • Regnskap føres og dokumenteres også på nett (e-conomic).

Fordelene digitalisering har gitt oss

Vi merket raskt fordelene av digitalisering. Tidligere har man vært avhengig av å være på kontoret for å finne dokumenter og andre opplysninger som var skrevet ned på ark. Selv når man var på kontoret, så tok dette tid da det var perm etter perm man måtte bla gjennom. I tillegg ble unødvendig mye papir lagret. Dette er nå digitalisert og kategorisert ordentlig, slik at det går raskt å finne fram til det man trenger. Mobilitet er en annen faktor. Gjennom Dropbox har vi nå tilgang til dokumentene til en hver tid, uansett hvor vi er.

Ved å fjerne det fysiske papirarbeidet, så har interessen for tradisjonelt kontorarbeid blitt større hos andre i bedriften. Det viser seg at “papirarbeid” ikke er like ille når det ikke er på papir.

Sist, men ikke minst, så har det allerede spart oss penger. Gamlemetoden var å få tilsendt en rapport regelmessig fra regnskapsfører, hvor alle bilag var lagret eksternt. Nå har vi alltid tilgang til hele regnskapet vårt på nett, noe som har nesten gjort det til en lek å gå gjennom regnskapet. Dette gir oss bedre kontroll og oversikt, noe som har ført til at vi har oppdaget feilfaktureringer, glemte rabatter og dårlig forbruk for mange titusener allerede.

Utfordringer med digitalisering

Det har selvfølgelig vært noen utfordringer også. Den største var å rulle ut scannere i bilene til sjåfører. Det ble møtt med motstand da ingen ønsket mer “papirarbeid” i bilene. Dette ble sett på som merarbeid som ikke skapte ekstra verdi for deres del. Dette løste vi med ansattmøte og individuell opplæring. Hele poenget med digitaliseringen var jo at det skulle bli lettere for alle, noe vi da kunne forklare i detalj på forskjellige måter til hver ansatt. Etter dette snudde holdningene seg og sjåførene er nå glade for at de har scannere i bilen, for nå trenger de bare putte dokumentet gjennom scanneren, så slipper de tenke mer på det. Med andre ord ble papirarbeidet mindre (og enklere) enn før.

Veien videre

wraps to lose weight

Digitalisering har vært en suksess for oss. Vi jobber raskere og mer effektivt, vanskeligere å glemme utgående fakturaer, slipper å vente på regnskapsrapporter og permer er historie. Nå ser vi fremover og planlegger nye tiltak som kan gjøre oss enda bedre. En av tingene jeg kommer til å jobbe mer med fremover er å finne et brukbart CRM for å holde styr på kunderelasjoner, i tillegg til at vi vurderer å investere i utviklingen av vårt eget system for drift av kjøretøyene i bedriften.

zp8497586rq

Kenneth Dreyer

Rådgiver at Inevo
Dette er min personlige blogg. Jeg er lidenskapelig opptatt av teknologi, markedsføring og design. Dette vil i hovedsak være temaene på bloggen min.

Latest posts by Kenneth Dreyer (see all)

Comments are closed.